de manager

Als manager wilt u dat uw organisatie zo min mogelijk last heeft van spam, en dat de bestrijding van spam overzichtelijk blijft. Eerst kijken we naar het type schade, daarna naar een mogelijke oplossing.

Schade in de organisatie

Schade door spam uit zich op verschillende manieren in de organisatie:

• Via spam komen ook virussen en spyware binnen, met bijbehorende risico's en verloren arbeidstijd. Dit levert werkelijke schade op.
• Verloren tijd door het handmatig wegfilteren.
• Bij veel spam kunnen ook zakelijke mails verloren gaan of onopgemerkt blijven. Net zoals belangrijke brieven verloren kunnen raken tussen stapels reclame.
• Computercapaciteit wordt nutteloos ingezet. (bv. backup van spam)
• Sommige werknemers raken geïrriteerd door sexueel expliciete spam.

Kennis in de organisatie

Het is belangrijk dat zowel gebruikers als de ICT staf (systeembeheerders) weten hoe ze met spam moeten omgaan. Bovendien moet er tijd vrijgemaakt worden voor de bestrijding van spam. Een goed idee is om meerdere mensen aan een anti-spam project te zetten, waarbij als doel gesteld wordt om een flinke reductie in het aantal spamberichten te realiseren. Het is onwaarschijnlijk dat de interne medewerkers voldoende kennis hebben over spambestrijding om zo'n project goed uit te kunnen voeren. In dat geval is het raadzaam om voor de duur van het project een externe adviseur in te schakelen. Idealiter voert deze adviseur niet de werkzaamheden zelf uit, maar assisteert hij de interne medewerkers.

Isolatie van risico

Vooral voor grotere organisaties is het vaak riskant om de bestaande mailservers aan te passen. Een anti-spam project zou baat kunnen hebben bij nieuwe hardware, bijvoorbeeld een speciale anti-spam server. Het voordeel hiervan is ook dat de werkzaamheden en effecten op een enkele machine geconcenstreerd worden, die ook snel weer uit de keten te verwijderen is en waar een enkel persoon (desnoods extern) verantwoordelijk voor kan worden gesteld.

Plan de campagne

Een manager zou het volgende kunnen doen om spam in de organisatie aan te pakken:

• Regel een informatiebijeenkomst of geef een brochure uit waarin voor de gebruikers uitgelegd wordt waarom spam nadelig is, waarom het zo lastig is om spam tegen te houden en hoe ermee omgegaan dient te worden.
• Vraag een externe partij om een actieplan tegen spam op te stellen. Vraag daarbij ook om rekening te houden met het risico dat zakelijke mail verloren zou kunnen gaan, en stel als voorwaarde dat de anti-spam server los van het bestaande netwerk geïnstalleerd wordt, zonder uitval van de bestaande systemen. Vraag bovendien naar de optie om open source software te gebruiken; de meeste professionele mailsoftware is namelijk open source.
• Laat de ICT afdeling een advies geven over het gemaakte plan.
• Laat het project nu implementeren, en zorg ervoor dat u weet wat u te doen staat in het geval zaken anders lopen dan verwacht.
• Controleer na een maand of de overlast van spam daadwerkelijk is afgenomen.